Le règlement intérieur du Rando Club Yerrois

LE REGLEMENT INTÉRIEUR DU RCY




Edition du 22 Novembre 2017
Cette édition annule et remplace la précédente





Le présent règlement intérieur a pour objet de préciser le fonctionnement interne du RANDO CLUB YERROIS ci-­‐après dénommé « RCY ».

En cas de divergence entre les statuts du RCY et le règlement intérieur ou en cas de difficulté d’interprétation, les statuts ont prééminence



1 ACTIVITES

Le RCY organise pour ses adhérents :

- des randonnées pédestres, de durée, de rythme et de difficultés variés ;

- des séances et randonnées de marche nordique, comportant plusieurs groupes de niveaux et de rythmes différents ;

- des randonnées à vélo, de durée, de rythme et de difficultés variés ;

- des « randonnées » à thème, ayant pour objet la découverte d’un lieu, d’un paysage, de richesses naturelles particulières, d’activités humaines spécifiques ou remarquables, etc.

- des séjours de durée variable, organisés soit sous forme de séjour en hébergement fixe ou sous forme itinérante en France et/ou à l’étranger. L’activité principale du séjour est la randonnée par tous moyens appropriés (à pied, à vélo, en raquette, en ski de fond,). Des séjours principalement consacrés à la pratique de la marche nordique sont également proposés.

Ces activités sont organisées conformément à un programme arrêté annuellement et porté à la connaissance de l’ensemble des adhérents.

Le RCY peut également proposer à ses adhérents de participer à des activités similaires organisées par d’autres associations, adhérentes ou non de la Fédération française de la randonnée pédestre (FFRandonnée).

Dans le cadre de la promotion des activités de randonnée, il peut organiser occasionnellement des journées ou séances d’initiation ouvertes à des personnes non-adhérentes.


2. PROGRAMME


Le programme, le calendrier et les horaires des différentes activités sont établis par le bureau pour l'année calendaire.

Le programme mentionne pour chaque activité inscrite (randonnées pédestres ou à vélo, séances de marche nordique), le jour de déroulement, la distance approximative à parcourir, le rythme de déplacement préconisé, les éventuelles spécificités ou contraintes, en cas de nécessité le nombre maximum de participants prévus, le nom et les coordonnées de chaque animateur pressenti. Il précise le lieu de rendez-vous et, si besoin, les modalités particulières de transport.

Ce programme comprend également la liste des randonnées à thème ainsi que les séjours organisés au cours de l’année.

Y figurent en outre, à titre indicatif, les autres manifestations non organisées par le RCY  auxquelles il propose à ses adhérents de participer.

Le programme est présenté chaque année au cours de l’assemblée générale qui précède et fait l’objet d’un document écrit communiqué à tous les membres du RCY sous forme informatique ou sous forme papier pour les membres ne disposant pas de moyens de communication informatique. Il est également disponible sur le site du RCY.

Chaque séjour fait, en outre, l’objet d’une présentation particulière lors de l’assemblée générale. Toutefois, les séjours proposés en début d’année civile sont présentés plus tôt (en principe lors de la réunion d’accueil des nouveaux adhérents), l’ensemble des membres étant averti de ces séjours par document électronique ou document papier.

Des modifications peuvent être apportées au programme en cours d’année par décision du Bureau. Ces modifications sont portées à la connaissance des membres de l’association par tous moyens appropriés (courriel, information sur le site, annonce faite par les animateurs de randonnées, etc.).

3. PARTICIPATION AUX ACTIVITES


Les activités organisées par le RCY sont réservées exclusivement à ses membres, à l’exception des activités de promotion de la randonnée ouvertes au public.
Toutefois, en conformité avec les règles édictées par la Fédération française de la randonnée pédestre, une personne qui souhaite s’essayer à la randonnée ou découvrir l’ambiance de l’association avant d’adhérer peut participer à une randonnée d’essai sous réserve d’avoir l’accord de l’animateur - organisateur responsable (et/ou du président) et disposer d’une assurance en responsabilité civile et accidents corporels, puisqu’elle ne peut être couverte par l’assurance de la FFRandonnée.

Tout membre du RCY a vocation à participer à l’ensemble des activités figurant au programme, sous réserve des restrictions pouvant être apportées en considération des contraintes liées à l’activité concernée (notamment nombre de places disponibles, difficultés particulières, condition physique nécessaire, …).



A – REGLES GENERALES



Chaque randonnée est conduite par un animateur agréé par le Président du RCY. L’inscription du nom de l’animateur au programme fait foi de l’agrément du Président.

L’animateur est seul responsable de l’organisation et de la conduite de la randonnée. Il organise, si nécessaire, le transport du point de rassemblement au départ de la randonnée, notamment le covoiturage.

Il peut s’il le juge utile, compte tenu notamment des conditions météorologiques ou de la nature du terrain, modifier le trajet et/ou réduire la durée de la randonnée.

En cas de conditions météorologiques particulières ou en raison de tout autre événement interdisant ou ne permettant pas de randonner en sécurité, l’animateur, après en avoir référé au Président ou au Vice-Président du RCY, décide de l’annulation de la randonnée.

Tout participant est impérativement tenu de suivre les consignes données par l’animateur, en particulier en ce qui concerne les règles de sécurité et de respect du code de la route. En cas de non-respect des consignes données par l’animateur, il engage sa responsabilité personnelle.

Le non-respect des consignes de l’animateur sera considéré comme une faute grave pouvant entrainer l’exclusion du RCY conformément à l’article 6 des statuts.

Aucun participant ne peut quitter la randonnée, pour quelque motif que ce soit, sans l’accord formel de l’animateur et selon les modalités fixées par celui-ci.

En application des règles de « savoir - vivre » les randonneurs qui se font transporter dans un véhicule doivent impérativement veiller à ne pas abimer ni salir le véhicule dans lequel ils sont transportés. Notamment, ils doivent monter dans le véhicule avec des chaussures propres tant à l’aller qu’au retour. En cas de non-respect de cette règle, l’animateur peut refuser la participation à la randonnée.
Les dispositions de la  « Charte du Randonneur «  édictée par la FFRandonnée (à consulter sur le site du RCY : rcy91.blogspot.fr s’imposent à tout adhérent du RCY. Une attention toute particulière doit être apportée au respect des espaces protégés et des sentiers.

En raison des risques d'incidents, voire d'accidents, les chiens ou tout autre animal ne sont pas admis dans les randonnées ni a fortiori dans les séjours.




   B - PARTICIPATION AUX RANDONNEES

Les participants à une randonnée doivent être correctement équipés notamment en matière de chaussures et de protection contre la pluie ou le froid. Pour les randonnées à la journée, ils doivent se munir de boissons et de nourriture en quantité suffisante.

L’animateur peut refuser la participation d’un adhérent si celui-ci n’est pas convenablement  équipé ou si sa condition physique ne lui permet manifestement pas de suivre le trajet prévu. L’animateur explicite clairement, en présence de témoins, les motifs de son refus.


                     B-1 Particularités pour les séances de marche nordique

Les adhérents souhaitant pratiquer la marche nordique doivent, préalablement, obligatoirement effectuer une ou plusieurs séances d’initiation organisées par le Responsable de la marche nordique ou la personne qu’il aura désignée à cet effet.
Ces séances permettent de s’assurer que le candidat est apte à pratiquer la marche nordique. Elles  ont pour objet également, d’une part, d’enseigner les rudiments de la technique de la marche nordique et, d’autre part, d’affecter le nouvel inscrit à un groupe de niveau adapté.

Il est possible pour les participants de changer de groupe de niveau, avec l’accord du Responsable de la marche nordique.

Les participants à une séance de marche nordique doivent posséder l’équipement ad hoc nécessaire pour suivre la séance.


                   B-2 Particularités pour les randonnées de cyclotourisme

Seuls peuvent participer aux randonnées à vélo, les adhérents disposant d’une licence avec assurance IMPN (individuelle multi loisirs pleine nature).

Les participants doivent avoir un matériel conforme au code de la route et en état de marche. Le port d’un casque est obligatoire, le port d’un gilet (ou veste) avec bande fluorescente est vivement recommandé.
L’utilisation d’un vélo à assistance électrique est accepté dès lors que le matériel est strictement conforme aux prescriptions de la directive européenne 92/61/CEE (assistance uniquement au pédalage, assistance coupée au-dessus de 25 km/h ou à l’arrêt du pédalage, moteur d’une puissance inférieure à 250 W : puissance nominale continue)

C – Participation aux randonnées à thème


L'organisation de chaque randonnée à thème, le nombre maximum de participants, le ou les lieux de déroulement, le coût et les modes de transports sont fixés par l'animateur-organisateur responsable.


Les inscriptions sont ouvertes 2 mois avant la date de la randonnée et sont à adresser exclusivement à l'animateur-organisateur responsable. Elles sont enregistrées selon leur ordre d’arrivée. Les demandes d'inscription parvenant après que le maximum est atteint sont portées sur une liste d’attente. Il y est fait recours en cas de désistement dans l'ordre chronologique de réception par l’animateur.

D - PARTICIPATION aux SEJOURS 


Les séjours sont proposés par les organisateurs bénévoles lors de deux réunions annuelles :
  1. en octobre pour les séjours se déroulant de janvier à avril de l'année suivante,
  2. Au cours de l'AG, pour les séjours se déroulant de mai à décembre.

Les organisateurs présentent les caractéristiques principales du séjour : en étoile ou en itinérance ; conditions d'hébergement et de restauration ; réservé aux cyclotouristes, à la marche nordique ou ouvertes à tous les randonneurs ; modalité d'acheminement (train, covoiturage, avion...) ; niveau de difficulté (longueur des randonnées, dénivelés, randonnées douces...); coût du séjour ; éventuelle assurance annulation ; nombre minimal et maximal de participants...

Les inscriptions sont ouvertes à l'issue de la présentation pendant une durée de 15 jours auprès de l'organisateur.

L'inscription à un séjour vaut engagement moral de l'adhérent à participer au séjour, sauf cas de force majeure. La pratique consistant à s'inscrire, par précaution, à un maximum de séjours et de se désister ensuite des séjours présentant a priori un moindre intérêt pour l'adhérent est proscrite.

L'organisateur peut refuser à un adhérent l'inscription au séjour s'il juge que celui-ci risque de mettre en difficulté le groupe, notamment en raison de capacités physiques insuffisantes en regard des caractéristiques du séjour.

Le coordinateur des séjours réunit ensuite les organisateurs pour arrêter la liste des adhérents retenus pour chaque séjour. Les modalités suivantes sont alors appliquées :
-        si le nombre d'inscrits est inférieur au nombre minimum, le séjour est annulé ;
-        si le nombre d'inscrits est compris dans la fourchette (mini-maxi), tous les inscrits sont retenus ;
-        si le nombre d'inscrits est supérieur au nombre maximum accepté par l'organisateur, la priorité est donnée à ceux qui ont réalisé avec le club le moins de séjours l'année précédente (en cas d'égalité, on départage avec la participation aux séjours de l'année d'avant). Les adhérents non retenus sont mis sur liste d'attente pour pallier d'éventuelles défections.

L'organisateur du séjour informe directement les adhérents inscrits à son séjour du résultat de l'arbitrage : séjour annulé, adhérent retenu ou adhérent mis sur liste d'attente. Le versement de l'acompte demandé par l'organisateur vaut acceptation des conditions du séjour.

En cas de désistement ou d'interruption de séjour, même en cas de force majeure, les dépenses engagées par l'organisateur et non récupérables restent à la charge de l'adhérent. Les dépenses liées aux secours et à un éventuel rapatriement sont couvertes par l'assurance souscrite avec la licence.

 A noter : La loi n° 2009-888 du 22/06/2009 et ses décrets d’applications qui modifient le Code du Tourisme, s’appliquent  à toute structure qui se livre à des activités relatives à l’organisation ou à la vente de voyages ou de séjours. Dans le cas du RCY  certains séjours, notamment non- itinérants  se voient appliquer les mêmes règles que les organisateurs de voyage : une notice d’information est fournie aux adhérents et un contrat (fiche d’inscription) est signée entre l‘adhérent et le RCY.
Les conditions d’annulation de l’inscription sont précisées dans la notice et l’adhérent à la possibilité de souscrire une assurance annulation/interruption de séjours

                                  
                                    4. FRAIS DE DEPLACEMENT

Les déplacements en transports en commun pour se rendre sur le site de déroulement de la randonnée ou de l’activité sont à la charge exclusive de chaque participant et ne font l’objet d’aucun remboursement par le RCY. Toutefois, pour les sorties « vélo », une indemnisation est accordée lorsque les déplacements se font en transports en commun.

En cas d'utilisation de voitures particulières en covoiturage pour les sorties pédestres d'une journée ou d’une demi-journée inscrites au programme du RCY et organisées par celui-ci, il est accordé une indemnisation aux randonneurs-conducteurs bénévoles transportant des adhérents, selon des modalités fixées par le bureau et communiquées aux conducteurs. Lorsque le montant de ces remboursements dépasse les possibilités financières du RCY, il est demandé aux conducteurs de faire  « don » de ces frais de déplacement et le RCY leur délivre un reçu fiscal.
Les reçus sont comptabilisés sur l’ensemble de l’année civile.


 Nota : Lorsque le déplacement en vue d’un séjour, ou d’une participation à une manifestation non organisée par le RCY, est effectué en covoiturage, les frais de transport sont à la charge exclusive des participants, à l’instar de l’utilisation des autres moyens de transports. Les frais sont partagés entre les participants selon les modalités convenues entre eux. A titre indicatif, il est  préconisé de considérer qu’une somme égale au coût de 10 litres de carburant pour 100km permet de faire face aux  dépenses engagées par le propriétaire de la voiture, non compris les frais annexes comme les péages.


                           5. APPUI APPORTÉ AUX ANIMATEURS

Les cartes et descriptifs de circuits acquis par le club sont conservés dans une "cartothèque" gérée par un membre du bureau ; ils sont à la disposition des animateurs.

Tout animateur qui, pour les besoins de l’organisation d’un séjour, est amené, après constat de l’absence des cartes ou guides nécessaires dans la cartothèque du RCY, à acheter des cartes ou guides de randonnées en  inclut le coût dans les frais  d’organisation supportés par l’ensemble des participants.
A l’issue du séjour il peut remettre ces cartes et guides à disposition du RCY.

Le RCY organise à l’attention de ses adhérents, des séances d’informations et d’initiation à la conduite de randonnées pédestres, en vue de faciliter l’accès aux formations dispensées par la FF Randonnée, notamment pour  ceux qui acceptent de s’engager comme futurs animateurs. Le coût de ces formations ainsi que les formations aux premiers secours sont prises en charge par le RCY.
 Les déplacements effectués pour les formations ou les reconnaissances de randonnées inscrites au programme annuel (à l’exclusion des séjours) sont indemnisés sous forme de « reçu fiscal » selon les modalités prévues au chapitre 4, fin du second paragraphe.


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